业主代表与物业之间进行面对面的沟通是各小区惯常之事，当有业主认为“不定期的交流解决的问题有限”时，融科橄榄城的业主临时机构与物业公司建立了自己独特的定期对话机制。而从第一次对话的效果来看，两个小时的时间里解决了10余项问题，业主们颇感满意，物业公司也获益不少。

临时机构的组织者和创建者张先生说，今年6月小区业主临时机构改组之后，便觉得以前与物业之间不定期的交流“解决的问题有限”，由此便想到了与物业之间制定了每月一次的定期沟通机制。经过与物业方面的沟通，确立了每月第一个周日的上午10点双方进行对话。

张先生称，平日里临时机构的代表们会利用业主QQ群、小区论坛和平时业主聚会的机会收集小区居民关心的问题，并在每月底的临时机构例会上进行沟通，找出其中带共性的问题。然后会在每月初与物业的沟通会上把这些问题通报给物业公司。

“沟通会上由于物业方面高层经理都在，因此有些问题能够当场拍板决定，解决起来很有效率。”对于本月第一次沟通会的效果，张先生用“相当满意”来形容。“两小时时间里解决了包括启用门禁、修补漏雨处、捕杀蚊子等10余项问题。而业主们反映的小区里的水池水面过于单调之事，沟通会后没几天物业便买来了300尾观赏鱼放养在园区水系内。”

物业相关负责人于先生也表示，物业也能从这种定期的沟能机制中获益不少，“至少与业主之间的交流顺畅了很多”。在沟通会上，物业就主动告诉业主，物业采取的是酬金制，物业费如有盈余，盈余部分也将用于为业主服务，物业会主动公布审计过的财务报告，“这样就消除了业主的担心，如果没有沟通会的话，我们也很难告知业主的。”于先生说。

而随着定期对话机制的建立，业主及物业两方面都更加关注小区论坛里的帖子。临时机构会在论坛里收集“民意”，物业也承诺客户服务部经理将专门负责网上意见的收集及反馈。曾有网名为“shishirley”的业主在网上表扬了小区地下车库的两名保安服务态度好，几个小时后物业就在网上回帖表示，将建立奖优罚劣的激励机制，在核实情况之后会对相关员工给予每人50元的奖励。